Как написать заявление на отпуск: образцы для разных видов отдыха

Не все работники знают, как написать заявление на отпуск правильно, чтобы кадровая служба приняла его без замечаний, а руководитель без колебаний поставил подпись. В статье разберем структуру документа, ключевые формулировки для разных видов отдыха и оптимальные сроки подачи заявления. Это поможет избежать типичных ошибок и сделать процесс оформления предсказуемым.

Самый распространенный вид заявления. Работник может отгулять 28 календарных дней в году. Если сотрудник идет в отпуск по составленному на предприятии графику, то отдельно составлять заявление не нужно — в законе такого правила нет. Но на практике в некоторых организациях бумагу все равно просят написать.

Строгой формулировки для заявления нет, однако необходимо указать имя, фамилию и отчество руководителя, его должность, данные сотрудника, сколько дней будет продолжаться отпуск и его даты (фиксируют начало и конец либо только начало, чтобы не возникло путаницы, если на время отпуска приходятся праздники).

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 1 июня 2027 года.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

01.04.2027

Не всегда сотрудник готов отдыхать подряд четыре календарных недели за один раз. Разрешается разбить отпуск на несколько частей, но одна из них обязательно должна быть не менее двух недель.

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска на 14 календарных дней с 1 июня 2027 года.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

01.04.2027

Кроме основного, четырехнедельного отпуска, некоторым категориям сотрудников положен также дополнительный отпуск. В законе прописан ряд причин, из-за которых появляется возможность отгулять еще несколько дней: сюда относят вредные условия труда, ненормированный рабочий день, особый характер работы и др. Как правило, такой отпуск не требует написания какого-то документа, если он включен в график. Но в некоторых компаниях все-таки просят написать заявление, поэтому лучше проговорить этот момент с работодателем. В заявлении необходимо указать не только данные работодателя и рабочего, но и причину, по которой сотрудник имеет право отгулять дополнительные дни.

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет на 2 календарных дня с 1 сентября 2027 года.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

01.05.2027

Случаи, когда сотрудник решил взять отпуск за свой счет, или неоплачиваемый отпуск, — явление нередкое. О своем намерении нужно уведомить работодателя, но при этом одного желания отдохнуть недостаточно. Должны быть уважительные причины, иначе работодатель вправе отказать сотруднику. Есть случаи, когда такое право полагается по закону:

• Родился ребенок, регистрируется брак, умер близкий родственник (все пункты касаются родителей, братьев и сестер, бабушек и дедушек, внуков). В этих ситуациях положен отпуск продолжительностью не более пяти календарных дней. По закону подтверждение родства не требуется, но сотрудник может предоставить оригинал документов или приложить к заявлению их копию.
• Участник ВОВ. Несмотря на то что работающего ветерана или участника Великой Отечественной войны сейчас встретить трудно, закон предоставляет этой категории граждан возможность уйти в неоплачиваемый отпуск на срок до 35 календарных дней.
• Работающий пенсионер. Сотрудник, который вышел на пенсию по старости, также может взять отпуск за свой счет. Можно отлучиться только на две недели или меньше.
• Близкие родственники военных и сотрудников силовых структур, которые получили травму, повлекшую смерть. Сюда относятся родственники граждан, заключивших контракт, и работников различных ведомств (МВД, МЧС, таможенных служащих и др.): их дети вне зависимости от возраста, родители, жены или мужья. Уйти в отпуск можно не более чем на две недели.
• Близкие родственники военных и сотрудников силовых структур, получивших контузию или увечье при исполнении обязанностей. Отпуск полагается, если за получившим ранение необходим уход. Кроме заявления, обязательно нужно будет предоставить медицинское заключение, в котором будет обоснована необходимость отлучения от работы. Срок отпуска — до 35 календарных дней.
• Работающим инвалидам. Граждане, которые входят в эту льготную категорию, могут отдыхать практически два месяца, точнее — до 60 дней в году. Это максимальный срок неоплачиваемого отпуска, предусмотренный Трудовым Кодексом. Как правило, сотрудники с инвалидностью используют это время для решения бытовых задач, восстановления сил, прохождения реабилитации и др.
• Сотрудники, которые вынуждены проживать в жилье, находящемся в зонах ЧС природного или техногенного характера. Новое правило действует с 2026 года и дает право на неоплачиваемый отпуск гражданам, чьи условия жизни нарушены и чье имущество утрачено в результате таких ситуаций. Срок отпуска — до 5 календарных дней.

Сотрудники, которые совмещают работу с обучением в аккредитованных учебных заведениях, могут уйти в оплачиваемый отпуск, но есть нюансы. Основанием служит справка-вызов из вуза или колледжа. Оплачивается такой отдых только в том случае, если форма обучения заочная или очно-заочная и сотрудник получает образование соответствующего уровня впервые. Первокурсники и второкурсники имеют право на отпуск продолжительностью 30 дней, начиная с третьего курса — продолжительностью 40 дней, а на время сдачи государственных экзаменов выпускникам положено два месяца отпуска.

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне оплачиваемый учебный отпуск продолжительностью 30 календарных дней с 1 марта 2027 года по 30 марта 2027 года.

Приложение: справка-вызов от ФГБОУ ВО «Воронежский государственный университет инженерных технологий» от 01.02.2027 № 123.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

10.02.2027

К заявлению обязательно прикладывается справка-вызов. Без нее кадровая служба не вправе оформить учебный отпуск.

Бывает так, что сотрудник решил уволиться, но при этом у него еще есть дни основного отпуска, которые он не отгулял. Для работника в таком случае есть еще один плюс: если обычно нужно оповестить своего работодатели о том, что вы собираетесь уволиться, за две недели и отработать их, то в ситуации, когда берется отпуск с последующим увольнением, двухнедельный период проходит не на рабочем месте, а в отпуске. Работодатель может не подписать такое заявление, если отпуск не включен в график отпусков фирмы, и тогда сотрудник все-таки отработает 14 дней перед увольнением, а за неотгулянные отпускные дни ему будет выплачена компенсация.

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 1 марта 2027 года по 14 марта 2027 года с последующим увольнением по собственному желанию.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

10.02.2027

Сроки подачи зависят от вида отпуска и внутренних правил организации. Если речь идет о ежегодном основном оплачиваемом отпуске, заявление писать необязательно. В ситуации, когда график составлен, но сотрудник решил уйти в отпуск в другой период, заявление написать необходимо. Нужно помнить, что у работодателя есть обязанность выплатить вам отпускные не позже чем за три дня до того, как начнется отпуск. Чтобы не было недопониманий и спорных моментов, сроки подачи заявления должны быть прописаны, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если сотрудник просит отпуск вне графика, согласование может занять несколько дней. Государство не устанавливает конкретные сроки, но оптимально написать заявление не менее чем за две недели до желаемой даты. При уважительных причинах (болезнь, семейные обстоятельства) руководитель может пойти навстречу и оформить отпуск в сжатые сроки.

Если сотрудник идет в учебный отпуск, заявление подается сразу после получения справки-вызова. Здесь тоже важно не тянуть, так как оплата учебного отпуска производится по тем же правилам, что и основного, — не позднее чем за три дня до начала.

Когда работник уходит в отпуск без сохранения заработной платы, сроки подачи заявления тоже не регламентированы, но рекомендуется предупредить работодателя заранее. Бывает так, что причина ухода в такой отпуск экстренная, тогда заявление можно написать и в день начала отпуска. В подобных ситуациях работодатель обычно входит в положение сотрудника, а необходимость отлучиться на время проговаривается также устно.

В ситуации, когда сотрудник решил уволиться и перед этим использовать ежегодный оплачиваемый отпуск (или его часть), работодатель может подписать заявление, если отпуск вписан в график. Если же отпуск работника в график не

включен и работодатель отказывается отпускать сотрудника, будет выплачена компенсация за неотгуленные дни.

Не все работники знают, как написать заявление на отпуск правильно, чтобы кадровая служба приняла его без замечаний, а руководитель без колебаний поставил подпись. В статье разберем структуру документа, ключевые формулировки для разных видов отдыха и оптимальные сроки подачи заявления. Это поможет избежать типичных ошибок и сделать процесс оформления предсказуемым.

Самый распространенный вид заявления. Работник может отгулять 28 календарных дней в году. Если сотрудник идет в отпуск по составленному на предприятии графику, то отдельно составлять заявление не нужно — в законе такого правила нет. Но на практике в некоторых организациях бумагу все равно просят написать.

Строгой формулировки для заявления нет, однако необходимо указать имя, фамилию и отчество руководителя, его должность, данные сотрудника, сколько дней будет продолжаться отпуск и его даты (фиксируют начало и конец либо только начало, чтобы не возникло путаницы, если на время отпуска приходятся праздники).

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 1 июня 2027 года.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

01.04.2027

Не всегда сотрудник готов отдыхать подряд четыре календарных недели за один раз. Разрешается разбить отпуск на несколько частей, но одна из них обязательно должна быть не менее двух недель.

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска на 14 календарных дней с 1 июня 2027 года.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

01.04.2027

Кроме основного, четырехнедельного отпуска, некоторым категориям сотрудников положен также дополнительный отпуск. В законе прописан ряд причин, из-за которых появляется возможность отгулять еще несколько дней: сюда относят вредные условия труда, ненормированный рабочий день, особый характер работы и др. Как правило, такой отпуск не требует написания какого-то документа, если он включен в график. Но в некоторых компаниях все-таки просят написать заявление, поэтому лучше проговорить этот момент с работодателем. В заявлении необходимо указать не только данные работодателя и рабочего, но и причину, по которой сотрудник имеет право отгулять дополнительные дни.

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет на 2 календарных дня с 1 сентября 2027 года.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

01.05.2027

Случаи, когда сотрудник решил взять отпуск за свой счет, или неоплачиваемый отпуск, — явление нередкое. О своем намерении нужно уведомить работодателя, но при этом одного желания отдохнуть недостаточно. Должны быть уважительные причины, иначе работодатель вправе отказать сотруднику. Есть случаи, когда такое право полагается по закону:

• Родился ребенок, регистрируется брак, умер близкий родственник (все пункты касаются родителей, братьев и сестер, бабушек и дедушек, внуков). В этих ситуациях положен отпуск продолжительностью не более пяти календарных дней. По закону подтверждение родства не требуется, но сотрудник может предоставить оригинал документов или приложить к заявлению их копию.
• Участник ВОВ. Несмотря на то что работающего ветерана или участника Великой Отечественной войны сейчас встретить трудно, закон предоставляет этой категории граждан возможность уйти в неоплачиваемый отпуск на срок до 35 календарных дней.
• Работающий пенсионер. Сотрудник, который вышел на пенсию по старости, также может взять отпуск за свой счет. Можно отлучиться только на две недели или меньше.
• Близкие родственники военных и сотрудников силовых структур, которые получили травму, повлекшую смерть. Сюда относятся родственники граждан, заключивших контракт, и работников различных ведомств (МВД, МЧС, таможенных служащих и др.): их дети вне зависимости от возраста, родители, жены или мужья. Уйти в отпуск можно не более чем на две недели.
• Близкие родственники военных и сотрудников силовых структур, получивших контузию или увечье при исполнении обязанностей. Отпуск полагается, если за получившим ранение необходим уход. Кроме заявления, обязательно нужно будет предоставить медицинское заключение, в котором будет обоснована необходимость отлучения от работы. Срок отпуска — до 35 календарных дней.
• Работающим инвалидам. Граждане, которые входят в эту льготную категорию, могут отдыхать практически два месяца, точнее — до 60 дней в году. Это максимальный срок неоплачиваемого отпуска, предусмотренный Трудовым Кодексом. Как правило, сотрудники с инвалидностью используют это время для решения бытовых задач, восстановления сил, прохождения реабилитации и др.
• Сотрудники, которые вынуждены проживать в жилье, находящемся в зонах ЧС природного или техногенного характера. Новое правило действует с 2026 года и дает право на неоплачиваемый отпуск гражданам, чьи условия жизни нарушены и чье имущество утрачено в результате таких ситуаций. Срок отпуска — до 5 календарных дней.

Сотрудники, которые совмещают работу с обучением в аккредитованных учебных заведениях, могут уйти в оплачиваемый отпуск, но есть нюансы. Основанием служит справка-вызов из вуза или колледжа. Оплачивается такой отдых только в том случае, если форма обучения заочная или очно-заочная и сотрудник получает образование соответствующего уровня впервые. Первокурсники и второкурсники имеют право на отпуск продолжительностью 30 дней, начиная с третьего курса — продолжительностью 40 дней, а на время сдачи государственных экзаменов выпускникам положено два месяца отпуска.

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне оплачиваемый учебный отпуск продолжительностью 30 календарных дней с 1 марта 2027 года по 30 марта 2027 года.

Приложение: справка-вызов от ФГБОУ ВО «Воронежский государственный университет инженерных технологий» от 01.02.2027 № 123.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

10.02.2027

К заявлению обязательно прикладывается справка-вызов. Без нее кадровая служба не вправе оформить учебный отпуск.

Бывает так, что сотрудник решил уволиться, но при этом у него еще есть дни основного отпуска, которые он не отгулял. Для работника в таком случае есть еще один плюс: если обычно нужно оповестить своего работодатели о том, что вы собираетесь уволиться, за две недели и отработать их, то в ситуации, когда берется отпуск с последующим увольнением, двухнедельный период проходит не на рабочем месте, а в отпуске. Работодатель может не подписать такое заявление, если отпуск не включен в график отпусков фирмы, и тогда сотрудник все-таки отработает 14 дней перед увольнением, а за неотгулянные отпускные дни ему будет выплачена компенсация.

Пример:

Генеральному директору ООО «Сладкая жизнь»

Хлебникову В. К.

от повара-кондитера Булочкиной А. А.

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 1 марта 2027 года по 14 марта 2027 года с последующим увольнением по собственному желанию.

Булочкина А. А. (Подпись, расшифровка)

10.02.2027

Сроки подачи зависят от вида отпуска и внутренних правил организации. Если речь идет о ежегодном основном оплачиваемом отпуске, заявление писать необязательно. В ситуации, когда график составлен, но сотрудник решил уйти в отпуск в другой период, заявление написать необходимо. Нужно помнить, что у работодателя есть обязанность выплатить вам отпускные не позже чем за три дня до того, как начнется отпуск. Чтобы не было недопониманий и спорных моментов, сроки подачи заявления должны быть прописаны, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если сотрудник просит отпуск вне графика, согласование может занять несколько дней. Государство не устанавливает конкретные сроки, но оптимально написать заявление не менее чем за две недели до желаемой даты. При уважительных причинах (болезнь, семейные обстоятельства) руководитель может пойти навстречу и оформить отпуск в сжатые сроки.

Если сотрудник идет в учебный отпуск, заявление подается сразу после получения справки-вызова. Здесь тоже важно не тянуть, так как оплата учебного отпуска производится по тем же правилам, что и основного, — не позднее чем за три дня до начала.

Когда работник уходит в отпуск без сохранения заработной платы, сроки подачи заявления тоже не регламентированы, но рекомендуется предупредить работодателя заранее. Бывает так, что причина ухода в такой отпуск экстренная, тогда заявление можно написать и в день начала отпуска. В подобных ситуациях работодатель обычно входит в положение сотрудника, а необходимость отлучиться на время проговаривается также устно.

В ситуации, когда сотрудник решил уволиться и перед этим использовать ежегодный оплачиваемый отпуск (или его часть), работодатель может подписать заявление, если отпуск вписан в график. Если же отпуск работника в график не

включен и работодатель отказывается отпускать сотрудника, будет выплачена компенсация за неотгуленные дни.

Трудовой кодекс предусматривает несколько разновидностей ежегодного отдыха. Особенности оформления заявления зависят от типа отпуска, при этом общая структура документа остается одинаковой. Если отпуск проходит по графику, то писать заявление необязательно. В случае если сотрудник берет отпуск за свой счет или уходит в ученический отпуск, нужно грамотно составить документ. Важно помнить, что какого-то конкретного образца заявления не существует.