Компенсация за неиспользованный отпуск в 2026 году: при каких условиях и кому положена

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по среднему заработку за последние 12 календарных месяцев. Разбираемся, в каких случаях ее выплачивают и как посчитать сумму в 2026 году.

Чтобы понять, имеет ли работник право на денежную компенсацию, для начала нужно определить, прекращается ли трудовой договор, или сотрудник остается трудиться на прежнем месте. От этого зависит, за какую часть отпуска можно получить деньги.

Сотрудник увольняется. В окончательный расчет включают оплату всего накопленного ежегодного отпуска — как основного, так и дополнительного. Например, восемь оставшихся дней за прошлый рабочий год и пять за текущий дадут 13 дней для расчета. Остатки не сгорают, а увольнение не отменяет права на выплату. Отдельно просить о ней не требуется: работодатель должен сам учесть отпускной остаток.

Сотрудник продолжает работать. По общему правилу возможность замены оставшихся дней отпуска денежной компенсацией появляется, когда ежегодный отпуск длиннее 28 календарных дней. Допустим, человеку положено 35 дней. Он может попросить деньги за семь из них или за меньшую часть. Работодатель вправе одобрить просьбу либо оставить все дни для отдыха. Этот порядок описан в статье 126 ТК РФ.

Выплату проверяют отдельно для каждого рабочего года. Остатки в 18 и 14 дней от двух разных ежегодных отпусков нельзя соединить в один отпуск на 32 дня, из которого можно было бы получить компенсацию за четыре дня. Для выплаты без увольнения нужна именно часть ежегодного отпуска сверх установленного минимума в 28 дней. В таком случае ни 18, ни 14 дней не превышают 28, поэтому оснований для компенсации нет.

Согласие руководителя на выплату не отменяет ограничений закона. Если сотруднику полагается обычный отпуск на 28 дней и он не увольняется, эти дни нужно использовать для отдыха. Для беременных сотрудниц и работников до 18 лет запрет замены дней отпуска денежной компенсацией распространяется также на дополнительные отпуска.

У занятых во вредных или опасных условиях труда есть еще один обязательный минимум — семь календарных дней дополнительного отдыха. Деньгами можно заменить только превышающую его часть. Причем такая возможность должна быть предусмотрена отраслевым соглашением и коллективным договором, а согласие сотрудника оформляют отдельным соглашением к трудовому договору. Условия закреплены в статье 117 ТК РФ.

Эти ограничения относятся к замене отдыха выплатой во время работы. При увольнении деньги за весь неиспользованный ежегодный отпуск получают и сотрудники перечисленных категорий на основании статьи 127 ТК РФ.

Разберем расчет на примере. Увольняющемуся сотруднику нужно оплатить 28 оставшихся дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Бухгалтер отобрал для расчета 984 480 ₽ начислений за 12 календарных месяцев (оклады, премии и др.). Предположим, этот период обошелся без отпусков, больничных и других исключаемых из расчета перерывов.

Сначала найдем средний дневной заработок:

984 480 ₽ ÷ 12 месяцев ÷ 29,3 = 2800 ₽.

Здесь коэффициент 29,3 — установленное законодательством для таких расчетов среднее число календарных дней в месяце.

Полученный заработок за день умножаем на отпускной остаток:

2800 ₽ × 28 дней = 78 400 ₽ компенсации до удержания НДФЛ.

Чтобы повторить расчет с другими суммами, важно правильно подготовить исходные данные.

Отпускной остаток. Дни учитывают отдельно для каждого рабочего года, привязанного к дате приема сотрудника на работу. По закону работник может взять отпуск в 28 дней после полугода работы. При пропорциональном расчете компенсации за полугодие сотруднику положена половина ежегодного отпуска, то есть 14 из 28 дней. Если сотрудник через 6 месяцев увольняется и отпуск не использовал, компенсацию считают так:

28 дней ÷ 12 месяцев × 6 месяцев = 14 дней.

Месячная доля, или количество дней отпуска, которое сотрудник зарабатывает за каждый полный отработанный месяц, — это одна двенадцатая, то есть примерно 2,33 дня при стандартной продолжительности отдыха.

Если после подсчета целых отработанных месяцев остается еще хотя бы половина отработанного месяца (15 календарных дней и более), к результату прибавляют один месяц. Более короткий остаток месяца, то есть когда отработано менее половины, ничего не добавляет. Для рабочего года, в котором зачтены 11 месяцев, при увольнении берут всю годовую продолжительность отпуска. Затем из начисленных дней убирают те, которые человек уже отгулял.

Перед этим нужно проверить сам отпускной стаж по статье 121 ТК РФ. Допустим, за рабочий год сотрудник брал 20 дней отпуска без содержания (за свой счет). Из них 14 дней попадут в стаж, а шесть придется исключить. Также из подсчета стажа вычитают дни прогулов и время отпуска по уходу за ребенком.

Доход для расчета. Бухгалтер проверяет состав начислений по постановлению Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, которое применяется в 2026 году. Зарплату и доплаты учитывают вместе с премиями, подходящими под правила этого документа. Ранее начисленные отпускные, пособие за дни болезни, материальную помощь и прочие социальные выплаты в расчетную сумму не включают.

Перерывы внутри расчетного периода. Пример выше подходит, если сотрудник полностью отработал расчетный год. Если он брал больничный или отпуск, эти периоды исключают из расчета.

Допустим, в месяце 30 календарных дней, из которых 15 сотрудник проболел. Этот месяц учитывают частично:

29,3 ÷ 30 × 15 = 14,65 дня.

Если остальные 11 месяцев отработаны полностью, общее количество учитываемых календарных дней составит:

29,3 × 11 + 14,65 = 336,95 дня.

Теперь можно определить средний дневной заработок.

Средний дневной заработок = выплаты за расчетный период ÷ 336,95.

Полученную сумму умножают на количество неиспользованных дней отпуска. Если неполных отработанных месяцев несколько, каждый из них рассчитывают отдельно.

Письменная просьба нужна для замены части отпуска деньгами во время работы. Перед подачей заявления стоит уточнить в отделе кадров, к какому рабочему году относятся выбранные дни: календарный год выплаты и отпускной период могут не совпадать.

Из текста заявления должно быть понятно, за сколько дней и за какой период сотрудник просит выплату. В шапке приводят сведения о заявителе и руководителе, внизу ставят дату и подпись. Ниже — пример для сотрудника с ежегодным отпуском в 35 дней.

Директору ООО «Вектор»

Петровой Ольге Андреевне

от инженера Климова Ильи Сергеевича

Заявление

Прошу на основании статьи 126 ТК РФ выплатить компенсацию за четыре календарных дня отпуска из семи, предоставляемых мне сверх 28 дней. Прошу произвести выплату за рабочий год с 5 мая 2025 года по 4 мая 2026 года.

9 сентября 2026 года

И. С. Климов

Бумажный документ передают кадровику или секретарю. Если компания использует электронный документооборот, заявление можно направить, воспользовавшись этим сервисом. Подтверждение подачи лучше сохранить: на бумаге это может быть второй экземпляр с отметкой о приеме заявления. При одобрении работодатель оформит приказ на выплату.

Для уходящих из компании работников крайний срок выплаты — дата увольнения. Если в этот день сотрудник не работал, отсчет меняется: после требования о расчете работодателю отводится время до следующего дня включительно. Это предусмотрено статьей 140 ТК РФ.

Если сотрудник остается в компании, дату выплаты можно обсудить с работодателем и закрепить в приказе. Статья 126 ТК РФ, которая регулирует замену части отпуска деньгами, конкретного срока не называет.

При просрочке окончательного расчета к долгу добавляются проценты. Согласно статье 236 ТК РФ, их начисляют со следующего дня после установленной даты выплаты и до дня погашения долга включительно. Добиваться невыплаченных денег можно через обращение в государственную инспекцию труда или суд.

Для проверки компенсации пригодятся сведения об отпускном остатке и расшифровка начислений из бухгалтерии. По ним будет проще понять, за все ли дни выплачены деньги и из каких сумм получился средний заработок.